Regulamin Organizacyjny

REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU GMINY W DZIADOWEJ KŁODZIE

Rozdział 1.

POSTANOWIENIA OGÓLNE

• 1

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

• Gminie – należy przez to rozumieć Gminę Dziadowa Kłoda;
• Radzie – należy przez to rozumieć odpowiednio Radę Gminy Dziadowa Kłoda;
• Wójcie, Z-cy Wójta, Sekretarzu, Skarbniku – należy przez to rozumieć odpowiednio: Wójta Gminy Dziadowa Kłoda, Zastępcę Wójta Gminy Dziadowa Kłoda, Sekretarza Gminy Dziadowa Kłoda oraz Skarbnika Gminy Dziadowa Kłoda;
• Statucie – należy przez to rozumieć Statut Gminy Dziadowa Kłoda;
• Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Gminy w Dziadowej Kłodzie.

• 2

Regulamin organizacyjny Urzędu Gminy w Dziadowej Kłodzie zwany dalej Regulaminem, określa:

• zakres działania i zadania Urzędu;
• organizację Urzędu;
• zasady funkcjonowania Urzędu;
• zakres działania kierownictwa Urzędu oraz komórek organizacyjnych Urzędu;
• zasady podpisywania pism;
• zasady opracowywania projektów aktów prawnych wydawanych przez organy gminy;
• organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków.

• 3

Siedziba Urzędu znajduje się w Dziadowej Kłodzie przy ulicy Sycowskiej 6.

• 4
  1. Kierownikiem Urzędu jest Wójt.
  2. Kierownik Urzędu wykonuje uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu.

• 5

Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.

Rozdział 2.

ZAKRES DZIAŁANIA I ZADANIA URZĘDU

• 6

1. Wójt jest Kierownikiem Urzędu i do jego zadań i kompetencji należy w szczególności:
   • organizowanie pracy Urzędu,
   • upoważnianie pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,
   • realizacja polityki personalnej w Urzędzie,
   • wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec pracowników Urzędu z zakresu prawa pracy,
   • wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Wójta ustawami, uchwałami Rady oraz wynikających z postanowień Statutu Gminy oraz niniejszego regulaminu.
2. W celu wykonania zadań, o których mowa w ust. 1 Wójt wydaje zarządzenia, regulaminy, instrukcje i polecenia służbowe oraz może udzielać pełnomocnictw do realizacji określonych zadań.
3. Wójt może upoważnić zastępcę wójta, sekretarza do wykonywania w jego imieniu zadań, w szczególności z zakresu zapewnienia właściwej organizacji pracy urzędu oraz realizowania polityki zarządzania zasobami ludzkimi.

• 7

1. Urząd stanowi aparat pomocniczy Burmistrza, Rady i jej komisji oraz innych organów funkcjonujących w strukturze Gminy.
2. Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania spoczywających na Gminie:
   • 1) zadań własnych,
   • 2) zadań zleconych,
   • 3) zadań wykonywanych na podstawie porozumienia z organami administracji rządowej oraz samorządowej (zadań powierzonych), które nie zostały powierzone gminnym jednostkom organizacyjnym,
   • 4) zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumień międzygminnych.

• 8

Wójt sprawuje bezpośredni nadzór nad:

1) Zastępcą wójta,

2) Skarbnikiem,

3) Sekretarzem,

4) Referatem Gospodarki Wodno-Kanalizacyjnej i Dróg,

5) Referatem Gospodarki Przestrzennej, Inwestycji i Zamówień Publicznych,

6) Samodzielnym stanowiskiem ds. Gospodarki Nieruchomościami,

7) Samodzielnym stanowiskiem ds. Systemów Informatycznych i Sprawozdawczości,

8) Samodzielnym stanowiskiem ds. Obronności i Zarządzania Kryzysowego,

 9) Pełnomocnikiem ds. Informacji Niejawnych.

• 9

1. Zastępca Wójta wykonuje zadania i ma kompetencje określone przez Wójta w odrębnych dokumentach, sprawuje bezpośredni nadzór nad sprawami, kierując:  Referatem Spraw  Obywatelskich, Oświaty i Ochrony Środowiska.
2. Do zadań Zastępcy Wójta należy w szczególności:
   • całokształt zadań i kompetencji związanych z prowadzaniem zadań oświatowych, w szczególności:
   • wykonywanie w imieniu Wójta nadzoru nad szkołami podstawowymi i przedszkolami prowadzonymi przez Gminę Dziadowa Kłoda;
   • przygotowywanie dokumentacji dotyczącej ustalenia planu sieci publicznych szkół oraz granic ich obwodów;
   • opiniowanie arkuszy organizacyjnych szkół i aneksów do arkuszy w zakresie dotyczącym kompetencji organu prowadzącego;
   • nadzorowanie realizacji rocznych projektów organizacji szkół zatwierdzonych przez Wójta;
   • przygotowywanie spraw w zakresie powoływania komisji konkursowej wyłaniającej kandydatów na stanowiska dyrektorów placówek oświatowych prowadzonych przez gminę;
   • prowadzenie postępowania w sprawach dotyczących awansu zawodowego nauczycieli;
   • organizowanie, nadzór i kierowanie praktykami uczniowskimi i stażami pracy;
   • prowadzenie spraw dotyczących przyznawania nauczycielom i dyrektorom szkół Nagród Wójta    Gminy Dziadowa Kłoda;
   • opracowywanie projektu regulaminu wynagradzania nauczycieli;
   • współpraca ze związkami zawodowymi zrzeszającymi nauczycieli.
   • nadzór nad gminnymi jednostkami organizacyjnymi i gminnymi instytucjami kultury
   • nadzorowanie i koordynacja realizacji zadań związanych z organizacją i przeprowadzeniem
   • wyborów do Sejmu RP, Senatu RP, Prezydenta RP, referendum, organów samorządowych,
   • organów jednostek pomocniczych gminy oraz ławników, w tym współpraca z urzędnikiem   wyborczym
   • nadzór i koordynowanie realizacji zadań związanych z przeprowadzaniem spisów ludności,
   • rolnych i innych zleconych do wykonania na mocy odrębnych przepisów
3. W czasie nieobecności Wójta, zadania i kompetencje Wójta wykonuje Zastępca Wójta.

• 10
  1. Sekretarz wykonuje zadania i ma kompetencje określone przez Wójta w odrębnych dokumentach, sprawuje bezpośredni nadzór nad sprawami, kierując : Referatem Organizacji i Współpracy.
  2. Do zadań Sekretarza należy w szczególności:
     • organizowanie pracy Urzędu, nadzór nad jego działalnością z uwzględnieniem dbałości  o właściwą obsługę klientów Urzędu, sprawny obieg dokumentów i przepływ informacji,
     • opracowywanie przepisów wewnętrznych w zakresie organizacji pracy Urzędu (zarządzeń, regulaminów, instrukcji, procedur) oraz zmian tych dokumentów,
     • nadzorowanie sporządzania projektów przepisów gminnych, prowadzenia ich zbioru oraz zbioru przepisów ogólnie obowiązujących,
     • nadzorowanie przestrzegania przepisów wewnętrznych Urzędu,
     • nadzorowanie przestrzegania dyscypliny pracy przez pracowników,
     • nadzór nad przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt,
     • organizacja działań związanych z dokonywaniem okresowych ocen pracowników urzędu i kierowników jednostek podlegającym tym ocenom,
     • prowadzenie spraw związanych ze współpracą ze środowiskiem lokalnym i organizacjami pozarządowymi
     • nadzór nad prowadzeniem spraw kadrowych kierowników gminnych jednostek,
     • przeprowadzanie naborów na wolne stanowiska urzędnicze, w tym kierownicze stanowiska urzędnicze oraz kierowników jednostek organizacyjnych gminy z wyjątkiem dyrektorów placówek oświatowych,
     • sporządzanie dokumentacji związanej z przebiegiem zatrudnienia pracowników,
     • organizowanie służby przygotowawczej oraz egzaminu kończącego tę służbę,
     • nadzorowanie i organizowanie procesu szkoleń dla pracowników Urzędu,
     • ustalanie szczegółowych zakresów zadań i obowiązków podległych pracowników,
     • nadzorowanie i koordynowanie zadań wykonywanych przez pracowników,
     • nadzorowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji i komisji Rady Gminy,
     • koordynacja zadań zmierzających do zapewnienia sprawnego funkcjonowania Urzędu, w tym:
     • organizacja obsługi administracyjno-gospodarczej Urzędu oraz zapewnienia materialno-technicznych warunków pracy,
     • utrzymanie porządku i czystości w pomieszczeniach urzędu,
     • nadzorowanie wdrażania systemów informatycznych i e-usług w Urzędzie,
     • nadzór nad poprawnością prowadzenia centralnych rejestrów w Urzędzie: książki kontroli, rejestrów skarg i wniosków oraz petycji.
     • prowadzeniem zadań związanych z przestrzeganiem przepisów o ochronie danych osobowych
     • nadzorowanie prowadzenia archiwum zakładowego, oraz przestrzegania zasad archiwizacji dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej w urzędzie przyjmowanie oświadczeń woli spadkodawców,
     • nadzorowanie wydawanych upoważnień, pełnomocnictw oraz prowadzenia ich rejestru,
     • nadzór nad sprawami dotyczącymi udostępniania przez Urząd informacji publicznej,
     • koordynacja ubezpieczenia majątkowego gminy, a w szczególności majątku Urzędu,
     • prowadzenie kontroli zarządczej

• 11
  1. Skarbnik wykonuje zadania, określone odrębnymi przepisami prawa i sprawuje bezpośredni nadzór nad sprawami, kierując : Referatem Finansów i Budżetu
  2. Do zadań Skarbnika należy w szczególności:
• prowadzenie rachunkowości gminy, wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi oraz określonych przepisami prawa obowiązków z zakresu rachunkowości,
• dokonywanie kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych,
• nadzorowanie i koordynowanie prac dotyczących terminowego opracowywania projektu budżetu Gminy,
• opracowywanie projektu układu wykonawczego budżetu oraz przygotowywanie niezbędnych projektów zmian w budżecie,
• opiniowanie projektów uchwał rady wywołujących skutki finansowe dla gminy,
• opracowywanie okresowych analiz, informacji i sprawozdań budżetowych oraz rocznych sprawozdań z wykonania budżetu i gospodarki pozabudżetowej,
• nadzorowanie i kontrola realizacji budżetu Gminy, w tym między innymi udzielanie instruktażu i pomocy oraz prowadzenie niezbędnych uzgodnień z jednostkami organizacyjnymi przy opracowywaniu planów finansowych tych jednostek,
• zatwierdzanie planów finansowych jednostek organizacyjnych Gminy oraz preliminarzy finansowych sporządzanych przez wydziały i poszczególne stanowiska urzędnicze,
• prowadzenie kontroli finansowej w jednostkach organizacyjnych Gminy,
• udzielanie pracownikom Urzędu i jednostkom powiązanym z budżetem Gminy instruktażu w zakresie obowiązujących przepisów finansowych,
• kontrola długu publicznego Gminy i równowagi budżetowej oraz zapewnienie środków finansowych dla przedsięwzięć wskazanych w budżecie,
• zapewnienie płynności finansowej Gminy i systematyczny monitoring kondycji finansowej Gminy,
• kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych i udzielanie upoważnień innym osobom do dokonywania kontrasygnaty oraz oświadczeń woli składanych w imieniu Gminy, jeżeli mogą one spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych,
• sprawowanie nadzoru nad obiegiem dokumentów finansowych w Urzędzie,
• nadzorowanie sporządzania sprawozdawczości budżetowej,
• koordynowanie kontroli zarządczej w zakresie operacji finansowych,

Rozdział 3.

ORGANIZACJA URZĘDU

• 12
  1. W skład Urzędu Gminy w Dziadowej Kłodzie mogą wchodzić referaty, samodzielne stanowiska pracy oraz stanowiska kierownicze.
  2. Stanowiskami kierowniczymi są:
• Wójt,
• Zastępca Wójta,
• Sekretarz,
  3. Strukturę organizacyjną Urzędu tworzą następujące komórki organizacyjne i samodzielne stanowiska posługujące się przy znakowaniu spraw i akt symbolami:
• Referat Spraw Obywatelskich, Oświaty i Ochrony Środowiska – ROS
• Referat Organizacji i Współpracy– ROW
• Referat Finansów i Budżetu - RFB
• Referat Gospodarki Wodno-Kanalizacyjnej i Dróg - RGWK
• Referat Gospodarki Przestrzennej, Inwestycji i Zamówień Publicznych - RGPZ
• Samodzielne Stanowisko ds. Gospodarki Nieruchomościami - SGN
• Samodzielne Stanowisko ds. systemów informatycznych i sprawozdawczości - SIS
• Samodzielne Stanowisko ds. obronności i zarządzania kryzysowego - SOK
• Pełnomocnik Ochrony Informacji Niejawnych – IN

• 13

Pracą komórek organizacyjnych wymienionych w § 12 ust.3    kierują:

• 1) Referat Spraw Obywatelskich, Oświaty i Ochrony Środowiska – Z-ca Wójta
• 2) Referat Organizacji i Współpracy – Sekretarz
• 3) Referat Finansów i Budżetu – Skarbnik
• 4) Referat Gospodarki Wodno-Kanalizacyjnej i Dróg - Kierownik Referatu
• 5) Referat Gospodarki Przestrzennej, Inwestycji i Zamówień Publicznych - Wójt

• 14

Do zadań Referatu Spraw Obywatelskich, Oświaty i Ochrony Środowiska należy w szczególności:

• Prowadzenie elektronicznej ewidencji ludności, w tym spraw związanych z zameldowaniem i wymeldowaniem oraz udzielanie informacji w tym zakresie.
• Prowadzenie rejestru wyborców, aktualizacja rejestru, sporządzanie spisów wyborców oraz meldunków dotyczących rejestru wyborców, wydawanie zaświadczeń o prawie do głosowania.
• Wydawanie decyzji administracyjnych, postanowień i zaświadczeń z zakresu ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych.
• Prowadzenie rejestru cudzoziemców.
• Prowadzenie spraw dotyczących wydawania, wymiany lub utraty dowodów osobistych.
• Prowadzenie spraw związanych z nadawaniem numeru PESEL.
• Obsługa dowodów osobistych w systemie informatycznym.
• Udostępnianie danych osobowych ze zbiorów meldunkowych i zbiorów PESEL oraz z ewidencji wydanych, utraconych i unieważnionych dowodów osobistych.
• Sporządzanie wykazów dzieci podlegających obowiązkowi szkolnemu i nauki oraz wykazów poborowych.
• Przekazywanie do szkół informacji o aktualnym stanie i zmianach w ewidencji dzieci i młodzieży objętych obowiązkiem spełniania nauki i obowiązkiem szkolnym.
• Prowadzenie spraw w zakresie systemu informacji oświatowej.
• Prowadzenie rejestru ewidencji placówek oświatowych.
• Prowadzenie ewidencji żłobków i klubów dziecięcych.
• Prowadzenie spraw związanych z realizacją projektów i programów w szkołach i przedszkolach działających na terenie Gminy.
• Prowadzanie spraw związanych z dotacjami dla szkół i przedszkoli w ramach programów rządowych.
• Prowadzanie spraw dotyczących rekrutacji w szkołach i przedszkolach.
• Prowadzenie spraw dotyczących średnich wynagrodzeń nauczycieli w szkołach prowadzonych przez Gminę Dziadowa Kłoda.
• Prowadzenie spraw w zakresie realizacji obowiązku nauki przez dzieci i młodzież.
• Prowadzenie spraw związanych z organizacją imprez masowych, zbiorek publicznych i zgromadzeń(prowadzenie spraw wynikających z przepisów o zgromadzeniach i zbiorkach publicznych).
• Prowadzenie spraw związanych z wprowadzeniem do CEIDG wniosków z zakresu działalności gospodarczej.
• Prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych przeznaczonych do spożycia w miejscu i po za miejscem sprzedaży.
• Przyjmowanie i sprawdzanie oświadczeń o wartości sprzedaży napojów alkoholowych, naliczanie opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych i kar wynikających z ustawy.
• Prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji wygaszających i cofających zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych.
• Współdziałanie z Gminną Komisją Rozwiazywania Problemów Alkoholowych.
• Prowadzenie spraw z zakresu ochrony środowiska, w tym:
• rozpatrywanie wniosków dotyczących wycinki drzew,
• wydawanie zezwoleń na wycinkę drzew,
• współpraca z właściwymi organami ds. ochrony środowiska,
• wykonywanie zadań związanych z kontrolą przestrzegania i stosowania przepisów o ochronie środowiska,
• koordynacja działań związanych ze współpracą ze spółkami wodnymi, sporządzanie sprawozdawczości.
• Realizacja zadań wynikających z ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach w tym: prowadzenie ewidencji oczyszczalni przydomowych i szamb.
• Wydawanie zezwoleń na wywóz nieczystości.
• Nadzór nad realizacją zadań związanych z gospodarka niskoemisyjną.
• Naliczanie opłat za gospodarcze korzystanie ze środowiska.
• Udostępnianie informacji o środowisku zgodnie z obowiązującymi przepisami.
• Gromadzenie danych dotyczących środowiska w gminie i opracowywanie stosownych programów i analiz.
• Prowadzenie postepowań administracyjnych decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach, wydawanie decyzji środowiskowych.
• Prowadzenie spraw z zakresu usuwania i unieszkodliwiania odpadów zawierających azbest, w tym m.in. pozyskiwanie i rozliczanie środków zewnętrznych, prowadzenie bazy azbestowej.
• Przyjmowanie deklaracji i naliczanie opłat z tytułu gospodarowania odpadami komunalnymi.
• Kontrola firm odbierających odpady komunalne z terenu Gminy Dziadowa Kłoda, wpisanych do Rejestru Działalności Regulowanej.
• Kontrola poprawnej segregacji odpadów komunalnych.
• Organizacja wydawania i odbierania pojemników służących do gromadzenia odpadów
• Eliminacja nielegalnych wysypisk śmieci i obsługa monitoringu tych wysypisk.

• 15

Do zadań Referatu Organizacji i Współpracy należy w szczególności:

• Wykonywanie obsługi organizacyjnej Urzędu.
• Prowadzenie spraw kadrowo – płacowych oraz dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników i kierowników jednostek organizacyjnych.
• Prowadzenie spraw związanych z promocją Gminy.
• Prowadzenie spraw związanych ze współpracą z Sołtysami, Kołami Gospodyń Wiejskich i z innymi środowiskami lokalnymi.
• Prowadzenie i koordynowanie spraw związanych z Funduszem sołeckim, w tym nadzorowanie sołectw, zbieranie i weryfikacja złożonych wniosków, rozliczanie, opisywanie faktur.
• prowadzenie spraw związanych ze współpracą z organizacjami pozarządowymi w tym ogłaszanie konkursów na dofinansowanie oraz rozliczanie umów z organizacjami pozarządowymi.
• Organizowanie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników.
• Zapewnienie warunków do prowadzenia okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników mianowanych.
• Prowadzenie spraw socjalnych.
• Przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy, kompletowanie wniosków emerytalno – rentowych.
• Przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz urzędu, prowadzenie ewidencji korespondencji.
• Prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków i listów wpływających do urzędu.
• Prenumerata czasopism i dzienników urzędowych.
• Nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych.
• Przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z burmistrzem i przewodniczącym rady bądź kierowanie ich do właściwych Referatów.
• Przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady, jej komisji i Urzędu oraz sprawozdań z realizacji.
• Podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzeniem Sesji Rady, posiedzeń i spotkań Rady i jej Komisji.
• Protokołowanie sesji, posiedzeń i spotkań Radnych.
• Prowadzenie rejestru uchwał Rady i komisji w tym rejestru aktów prawa miejscowego.
• Przechowywanie uchwał podejmowanych przez organy Gminy.
• Prowadzenie spraw z związanych z bieżącymi zakupami i usługami na potrzeby UG w tym w tym materiały biurowe i kancelaryjne, materiałów promocyjnych
• Prowadzenie archiwum zakładowego i koordynacja archiwizacji dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej
• Opracowanie informacji i sprawozdań z zakresu realizacji uchwał Rady.
• Planowanie kosztów utrzymania Urzędu, analiza i rozliczanie się z wydatków przewidzianych na ten cel w budżecie gminy.
• Sprawowanie nadzoru nad organizacją pracy i czasem pracy wszystkich pracowników Urzędu.
• Prowadzenie książki kontroli.
• Przyjmowanie pism sądowych i prokuratorskich w wypadku niemożności doręczenia ich adresatowi w miejscu zamieszkania.
• Prowadzenie spraw należących do administratora danych osobowych w Urzędzie Gminy.
• Prowadzenie archiwum zakładowego i przekazywanie akt do archiwum państwowego.
• 30) Utrzymywanie porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez urząd.
• Prowadzenie remontów i napraw oraz konserwacji budynku urzędu i inwentarza biurowego.
• Prowadzenie księgi inwentarzowej.
• Przeprowadzanie kontroli stanu bhp – okresowa analiza stanu bhp.
• Rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych.
• Prowadzenie dokumentacji związanej z kontrolą zarządczą.

• 16

Do zadań Referatu Finansów i Budżetu należy w szczególności:

• Przygotowanie materiałów niezbędnych do uchwalenia budżetu Gminy oraz podjęcia uchwały w sprawie absolutorium dla Burmistrza.
• Udzielanie pomocy Burmistrzowi w wykonaniu budżetu Gminy.
• Zapewnienie obsługi finansowo-księgowej i kasowej urzędu.
• Uruchamianie środków finansowych dla poszczególnych dysponentów budżetu Gminy.
• Przygotowanie materiałów niezbędnych do wykonania obowiązków z zakresu sprawozdawczości.
• Sprawowanie nadzoru nad gospodarką finansową gminnych jednostek organizacyjnych.
• Prowadzenie ksiąg rachunkowych - księgowości podatkowej, księgowości syntetycznej i analitycznej, wykonywanie planów finansowych, rozliczanie inwentaryzacji.
• Dokonanie wyceny aktywów oraz pasywów i ustalanie wyniku finansowego.
• Przygotowywanie sprawozdań finansowych.
• Dokonywanie umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
• Prowadzenie ewidencji podatników i inkasentów.
• Gromadzenie i przechowywanie deklaracji podatkowych i wykazów od nieruchomości składanych organowi gminy.
• Przygotowywanie aktów administracyjnych dotyczących podatków i opłat.
• Wystawianie upomnień, tytułów wykonawczych, prowadzenie ewidencji i aktualizacji.
• Przygotowywanie danych do projektów aktów prawnych dotyczących podatków i opłat lokalnych.
• Przygotowywanie sprawozdań dotyczących podatków i opłat.
• Sporządzanie list płac pracowników Urzędu, przedszkoli i szkół.
• Prowadzenie obsługi księgowej przedszkoli i szkół.
• Rozliczenia podatku VAT.
• Prowadzenie i rozliczanie świadczeń na fundusz ubezpieczeń społecznych.
• Współpraca z Urzędem Skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.
• Wypełnianie zaświadczeń do wniosków emerytalno-rentowych.

• 17

Do zadań Referatu Gospodarki Wodno-Kanalizacyjnej i Dróg należy w szczególności:

• zarządzanie infrastrukturą wodno-kanalizacyjną,
• realizacja zadań wynikająca z ustawy z dnia 7 czerwca 2001r o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków, w szczególności w zakresie:
  1. zbiorowego zaopatrzenia w wodę gospodarstw domowych i innych odbiorców,
  2. uzdatniania i przesyłania wody do sieci oraz sprzedaż wody,
  3. zbiorowego odbioru ścieków i oczyszczania ich w oczyszczalni ścieków,
  4. kontroli jakości wody oraz wykonywania dezynfekcji sieci i urządzeń,
  5. bieżącej eksploatacji, dokonywania przeglądów napraw, remontów i modernizacji sieci i urządzeń wodno-kanalizacyjnych, w tym urządzeń w oczyszczalni ścieków,
  6. usuwania awarii urządzeń i sieci wodociągowych i kanalizacyjnych,
  7. wydawania warunków technicznych uzbrojenia terenu,
• nadzór nad prawidłową eksploatacją, utrzymaniem i obsługą oczyszczalni ścieków wraz z siecią kanalizacyjną,
• nadzór nad prawidłową eksploatacją, utrzymaniem i obsługą stacji poboru i uzdatniania wody wraz siecią wodociągową,
• prowadzenie spraw związanych z gospodarką ściekami na terenie Gminy,
• opracowywanie programu usług i rozwoju urządzeń komunalnych oraz prowadzenie spraw w tym zakresie (wodociągi, kanalizacja),
• nadzorowanie spraw związanych z gospodarką wodno-ściekową w tym przygotowywanie i opracowanie taryf dla zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków,
• realizacja zadań związanych z rozbudową i modernizacja gospodarki wod-kan na terenie Gminy,
• gromadzenie wszelkich danych w zakresie zapotrzebowania i modernizacji oraz rozwoju sieci wodociągowej i kanalizacyjnej wraz z urządzeniami na terenie Gminy,
• analiza kosztów związanych z działalnością gospodarki wod–kan na terenie Gminy,
• Zarzadzanie drogami gminnymi i wewnętrznymi, w tym:

1. prowadzenie ewidencji dróg,
2. prowadzenie książek obiektów budowlanych dla dróg gminnych,
3. nadzorowanie terminowego wykonania przeglądów dróg,
4. przygotowywanie planów finansowych bieżącego utrzymania dróg oraz ich realizacji,
5. organizacja zimowego utrzymania dróg gminnych i wewnętrznych oraz dbanie o stan bezpieczeństwa na drogach,
6. nadzorowanie organizacji ruchu na drogach gminnych i wewnętrznych,
7. ustalanie warunków korzystania z dróg gminnych i wewnętrznych, w tym zajęcia pasa drogowego na cele niekomunikacyjne.

• Z zakresu drogownictwa:
  1. współdziałanie z zarządcami dróg położonych na terenie Gminy w ich prawidłowym utrzymaniu oraz ustalaniu zasad organizacji ruchu,
  2. prowadzenie spraw związanych z oznakowaniem dróg i ulic na terenie Gminy,
  3. realizacja zadań wynikających z ustawy o drogach publicznych bądź innych przepisów związanych z drogownictwem oraz wykonywanie zadań przyjętych w drodze porozumień zawartych z organami administracji rządowej i samorządowej,
  4. realizacja zadań związanych z oświetleniem dróg, ulic, mostów, placów, chodników oraz ciągów pieszo – jezdnych, w tym ciągów rowerowych i pieszo – rowerowych na terenie Miasta i Gminy,
  5. prowadzenie bieżącej kontroli stanu utrzymania ulic, dróg, mostów, placów, chodników i ciągów pieszo - jezdnych w zakresie czystości, porządku, utrzymania zimowego,
  6. prowadzenie okresowej kontroli stanu technicznego ulic, dróg, mostów, placów, chodników, ciągów pieszo – jezdnych, w tym ciągów rowerowych i pieszo – rowerowych oraz ich oznakowania i oświetlenia,
  7. prowadzenie rejestru ulic, dróg, placów i mostów uwzględniającego ich stan techniczny i potrzeby remontowe,
  8. koordynowanie i nadzór nad budową, remontami i konserwacją ulic, dróg, mostów, placów, chodników i ciągów pieszo – jezdnych, w tym ciągów rowerowych i pieszo – rowerowych oraz oświetlenia ulicznego i drogowego,
  9. organizowanie i nadzór nad funkcjonowaniem parkingów miejskich oraz pozostałych publicznych miejsc postojowych.
• współpraca z Referatem Finansowo-Budżetowym w zakresie dochodzeń należności gminy wynikających ze zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków,

• 18

Do zadań Referatu Gospodarki Przestrzennej, Inwestycji i Zamówień Publicznych należy w szczególności:

• Z zakresu planowania i zagospodarowania przestrzennego:

1. przeprowadzanie procedury opracowywania Planu Ogólnego Gminy, miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego oraz Zintegrowanych Planów Inwestycyjnych,
2. przygotowywanie wypisów i wyrysów z miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego, studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy oraz Planu Ogólnego Gminy,
3. prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zaświadczeń o przeznaczeniu nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego, studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy oraz Planu Ogólnego Gminy,
4. przygotowywanie zaświadczeń o zgodności planowanego zalesienia nieruchomości z ustaleniami studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy oraz Planu Ogólnego Gminy,
5. prowadzenie rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego, gromadzenie materiałów związanych z tymi planami oraz właściwe ich przechowywanie,
6. prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu oraz decyzji o lokalizacji inwestycji celu publicznego,
7. prowadzenie rejestru wydanych decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu oraz o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego,
8. załatwianie spraw związanych z uzgadnianiem projektu koncesji na poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin pospolitych,
9. prowadzenie spraw związanych z opiniowaniem projektów planów ruchu zakładu górniczego,
10. wydawanie zaświadczeń, o których mowa w ustawie o rewitalizacji,
11. opiniowanie spraw dotyczących rekultywacji, zagospodarowania i zalesiania gruntów,
12. prowadzenie spraw związanych z przeprowadzaniem strategicznej oceny oddziaływania na środowisko projektów: Planu Ogólnego Gminy, miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego oraz Zintegrowanych Planów Inwestycyjnych,
13. przygotowywanie wniosków w sprawie wyrażenia zgody na przeznaczenie gruntów rolnych i leśnych na cele nierolnicze i nieleśne.

• W zakresie inwestycji:

1. planowanie, przygotowanie, koordynowanie, nadzór i dokonywanie odbiorów gminnych zadań inwestycyjnych i remontowych,
2. udział w opracowaniu lub aktualizacji i zatwierdzaniu strategii, programów, planów rozwoju lokalnego Gminy oraz wszelkich koncepcji o charakterze infrastrukturalnym z uwzględnieniem miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego i lokalnych potrzeb społecznych,
3. prowadzenie spraw związanych z uzgadnianiem koncepcji/projektów zagospodarowania terenu Gminy,
4. prowadzenie spraw związanych z przekazaniem inwestycji do użytkowania,
5. planowanie w budżecie Gminy środków finansowych zapewniających realizację zaplanowanych inwestycji,
6. współdziałanie z wszelkimi instytucjami i podmiotami w zakresie projektowania, uzgadniania, opiniowania oraz nadzoru nad realizacją inwestycji,
7. nadzór nad stanem technicznym gminnych budowli, budynków i urządzeń użyteczności publicznej oraz obiektów rekreacyjnych i sportowych,
8. dokonywanie okresowych przeglądów stanu technicznego obiektów budowlanych pozostających w zasobie gminnym,
9. planowanie i realizacja infrastruktury technicznej zapewniającej przygotowanie terenów pod inwestycje,
10. opiniowanie zamierzeń inwestycyjnych potencjalnych inwestorów w zakresie zgodności z planowanymi i realizowanymi inwestycjami gminnymi oraz obowiązującą strategią gminy

• Prowadzenie spraw związanych z opracowaniem strategii rozwoju gminy.
• Przygotowywanie i prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 170.000,00 zł netto, realizowanych na stanowisku merytorycznym, w tym:

1. Prowadzenie rejestru udzielonych zamówień publicznych,
2. Prowadzenie rejestru umów zawartych w wyniku udzielenia zamówienia publicznego,
3. przygotowywanie planów i sprawozdań w zakresie postępowań o udzielenie zamówień publicznych

• Przygotowanie i przeprowadzanie postepowań powyżej 170 000 zł netto zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy prawo zamówień publicznych, w oparciu o budżet gminy i wieloletnią prognozę finansową.
• Poszukiwanie zewnętrznych źródeł finasowania inwestycji oraz przygotowywanie wniosków o dofinasowanie inwestycji.
• Opracowanie projektów o dofinasowanie ze środków Unii Europejskiej oraz innych pozabudżetowych środków pomocowych dla gminnych zadań inwestycyjnych.
• Monitorowanie i ocena oraz rozliczanie projektów finansowanych z funduszy Unii Europejskiej i pozabudżetowych.
• Współpraca z jednostkami organizacyjnymi gminy w zakresie pozyskiwania funduszy pomocowych w zakresie inwestycyjnych i społecznych
• Poradnictwo w zakresie możliwości pozyskiwania środków przez mieszkańców i organizacje pozarządowe oraz grupy lokalne

• 19

Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Gospodarki Nieruchomościami należy w szczególności:

• utrzymanie czystości, oświetlenie, zieleni komunalnej, administracja odpadami oraz nadzór nad budynkami komunalnymi i drogami,
• prowadzenie spraw związanych z najmem lokali komunalnych,
• prowadzenie ewidencji lokali komunalnych i socjalnych,
• sprawowanie nadzoru nad stanem technicznym oraz prawidłowością eksploatacji budynków, budowli i lokali,
• ustalanie potrzeb w uzgodnieniu z Referatem Techniczno-Inwestycyjnym w zakresie rozbiórek, remontów budynków, budowli i lokali komunalnych i socjalnych,
• przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków o przydział lokalu komunalnego,
• prowadzenie całości spraw związanych z zapewnieniem lokali socjalnych, w tym wskazywaniu lokali socjalnych w celu wykonywania wyroków eksmisyjnych oraz prowadzeniu postępowań sądowych, w których gmina wzywana jest do wstąpienia do procesu w charakterze interwenienta ubocznego,
• prowadzenie całości spraw związanych z realizacją roszczeń o zapłatę odszkodowania za niedostarczenie lokalu socjalnego, do którego uprawnienie orzeczono w wyroku sądowym, w tym postępowań sądowych,
• rozpatrywaniu wniosków o potwierdzenie uprawnień do przebywania w lokalu komunalnym,
• prowadzenie całości spraw dotyczących lokali komunalnych i socjalnych związanych z regulacją zaległości czynszowych (umorzenia, ugody, raty),
• rozpatrywanie wniosków o wyrażenie zgody na dokonanie adaptacji (rozbudowy,zabudowy, przebudowy) w budynkach stanowiących wyłączną własność gminy w porozumieniu z referatem Inwestycyjnym,
• wykonywanie czynności administrowania i zarządu nieruchomością wspólną z zakresu ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali,
• reprezentowanie interesów gminy z tytułu eksploatacji lokali, w których gmina posiada udział w prawie lub ograniczone prawo rzeczowe,
• realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego,
• Kontrola wywiązywania się z obowiązków właścicieli i zarządców nieruchomości w zakresie należytego stanu sanitarno-porządkowego.
• Koordynacja wszelkich spraw związanych z infrastrukturą należącą do Gminy Dziadowa Kłoda, a znajdującą się na terenie danego sołectwa.
• Sprawowanie nadzoru w zakresie ochrony przeciwpożarowej budynków administracyjnych Gminy Dziadowa Kłoda.

• 20

Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Systemów Informatycznych i sprawozdawczości należy w szczególności:

• 1) Utrwalanie fotograficzne wydarzeń i uroczystości organizowanych na terenie gminy oraz zrealizowanych inwestycji, ich opis wraz z zamieszczaniem na stronie internetowej gminy i przekazywanie informacji do lokalnych mediów i prasy.
• 2) nadzorowanie funkcjonowania systemów alarmowych i kamer.
• 3) Gromadzenie dokumentacji technicznej, licencji, certyfikatów i gwarancji sprzętu działającego w Urzędzie.
• 4) Prowadzenie spraw związanych z elektronicznymi platformami informatycznymi w szczególności elektronicznego obiegu korespondencji
• 5) Bieżące i prawidłowe prowadzenie BIP oraz strony Gminy Dziadowa Kłoda, aktualizacja, wprowadzanie zmian oraz opracowywanie wyglądu graficznego.
• 6) Zapewnienie prawidłowych działań urządzeń elektronicznych znajdujących się w Urzędzie.
• 7) Pomoc techniczna i szkolenie użytkowników w zakresie obsługi systemów i programów komputerowych oraz sprzętu komputerowego.
• 8) Nadzór nad siecią telefoniczną i siecią internetową urzędu.
• 9) wykonywanie funkcji administratora systemów informatycznych w tym nadzór nad przestrzeganiem zasad ochrony danych, tj. polityki bezpieczeństwa i instrukcji zarządzania systemami informatycznymi.
• prowadzenie spraw związanych z zakupami i usługami dot. sprzętu informatycznego.
• Przygotowywanie prezentacji multimedialnych o gminie.
• prowadzenie sprawozdawczości statystycznej
• prowadzenie baz danych i dokumentacji dot. zadań z zakresu ochrony środowiska
• udział w zespołach/komisjach problemowych w szczególności in. do przeprowadzania kontroli przestrzegania przepisów o ochronie środowiska w zakresie spalania paliw

• 21

Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Obronności i Zarządzania Kryzysowego – Pełnomocnik ds. informacji niejawnych  należy w szczególności:

• Pełnienie funkcji Pełnomocnika ds. informacji niejawnej
• Prowadzenie spraw związanych z kwalifikacją wojskową.
• Planowanie operacyjne, w tym sporządzanie planu operacyjnego funkcjonowania gminy w oparciu o wypis z planu nadrzędnego wraz z obligatoryjnymi załącznikami.
• Planowanie i organizacja świadczeń na rzecz obrony, w tym:
• realizowanie w pierwszej kolejności wniosków wojskowego komendanta uzupełnień o nałożenie obowiązku świadczeń osobistych lub o przeznaczenie osób do wykonywania tych świadczeń oraz o przeznaczenie nieruchomości lub rzeczy ruchomych na cele świadczeń wykonywanych na rzecz Sił Zbrojnych RP
• nakładanie świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony w trybie decyzji administracyjnej, zgodnie ze wzorami określonymi w aktualnych rozporządzeniach
• wystawianie wezwań do wykonywania świadczeń osobistych i świadczeń rzeczowych na rzecz obrony
• prowadzenie rejestru wydawanych decyzji administracyjnych w sprawach świadczeń
• opracowywanie planu świadczeń osobistych przewidzianych do wykonania w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny na terenie gminy
• opracowywanie planu świadczeń rzeczowych przewidzianych do wykonania w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny na terenie gminy
• sporządzenie i przesyłanie wojewodzie zestawień zawierających liczbę i rodzaje świadczeń osobistych i rzeczowych.
• Zapewnienie warunków mobilizacyjnego rozwijania sił zbrojnych RP, w tym:
• sporządzenie planu rozplakatowania obwieszczeń,
• - sporządzenie planu akcji kurierskiej gminy,
• Organizacja szkoleń obronnych.
• Prowadzenie spraw obrony cywilnej.
• Koordynacja przedsięwzięć w zakresie integracji sił obrony cywilnej do przeprowadzenia akcji ratunkowych oraz likwidacji skutków klęsk żywiołowych i zagrożeń środowiska.
• Prowadzenie spraw związanych z zarządzaniem kryzysowym.
• Opracowywanie i aktualizacja dokumentów w ramach zarządzania kryzysowego, planowania obronnego i obrony cywilnej.
• Opracowywanie i prowadzenie dokumentacji stałego dyżuru UG, zapewnienie właściwego obiegu decyzji informacji dla potrzeb kierowania przez Wójta.
• Przygotowywanie ludności do uczestnictwa w powszechnej samoobronie.
• Organizowanie zastępczych miejsc szpitalnych oraz opracowywanie planu przygotowania i wykorzystywania służby zdrowia na potrzeby obronne.
• Sprawowanie kontroli wykonywania zadań obronnych w podległych i nadzorowanych jednostkach organizacyjnych.
• Organizacja i nadzorowanie systemu powszechnego ostrzegania i alarmowania.
• Prowadzenie spraw związanych z działalnością jednostek Ochotniczych Straży Pożarnych na terenie gminy.
• Wykonywanie zadań związanych z ochroną przeciwpożarową szczegółowo określonych odrębnymi zarządzeniami i stosownymi planami
• Sprawowanie funkcji osoby wyznaczonej do udzielania pierwszej pomocy.
• Sprawowanie funkcji osoby wyznaczonej do wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników.

• 22
  1. W celu zapewnienia realizacji zadań o istotnym znaczeniu dla Gminy, Wójt , odrębnym zarządzeniem, może powołać Zespół zadaniowy:
• na czas nieokreślony – jeżeli zakres powierzonych mu do realizacji zadań dotyczy zakresu działania dwóch lub więcej komórek organizacyjnych Urzędu, ma charakter ciągły i powtarzalny,
• na czas określony, nie dłuższy niż 12 miesięcy lub na czas wykonania zadania.

2. Schemat organizacyjny Urzędu Gminy w Dziadowej Kłodzie stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.”
3. Wykaz stanowisk w Urzędzie Gminy w Dziadowej Kłodzie stanowi załącznik nr do niniejszego Regulaminu.

• 23

1. Szczegółowe zakresy czynności pracowników określa Sekretarz i zatwierdza Wójt.
2. Pracownik potwierdza własnoręcznym podpisem przyjęcie powierzonego zakresu czynności.
3. Zakres czynności podlega włączeniu do akt osobowych pracownika.

Rozdział 4.

ZASADY FUNKCJONOWANIA URZĘDU

• 24

Urząd działa w oparciu o następujące zasady:

• praworządności;
• służebności wobec społeczności lokalnej;
• racjonalnego gospodarowania mieniem i środkami publicznymi;
• podziału zadań pomiędzy kierownictwo urzędu, poszczególne referaty i samodzielne stanowiska pracy;
• wzajemnego współdziałania.

• 25
  1. Do podstawowych obowiązków pracowników Urzędu należy dbałość o wykonywanie zadań publicznych oraz o środki publiczne, z uwzględnieniem interesu publicznego oraz indywidualnych interesów obywateli.

2. Do obowiązków pracowników Urzędu należy w szczególności:
   • przestrzeganie Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej i innych przepisów prawa;
   • wykonywanie zadań sumiennie, sprawnie i bezstronnie;
   • udzielanie informacji organom, instytucjom i osobom fizycznym oraz udostępnianie
   • dokumentów znajdujących się w posiadaniu jednostki, w której pracownik jest
   • zatrudniony, jeżeli prawo tego nie zabrania;
   • dochowanie tajemnicy ustawowo chronionej;
   • zachowanie uprzejmości i życzliwości w kontaktach z obywatelami, zwierzchnikami,
   • podwładnymi oraz współpracownikami;
   • zachowanie się z godnością w miejscu pracy i poza nim;
   • stałe podnoszenie umiejętności i kwalifikacji zawodowych.

• 26

Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny,

z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.

Zakupy  i  inwestycje  dokonywane  są  po  wyborze  najkorzystniejszej oferty, zgodnie z

przepisami dotyczącymi zamówień publicznych i regulaminem zamówień publicznych.

• 27

Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie
i w granicach prawa i zobowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.

• 28
  1. W Urzędzie funkcjonuje system kontroli zarządczej.

2. Szczegółowe zasady funkcjonowania systemu kontroli zarządczej określa odrębne zarządzenie Wójt

Rozdział 5.

ZASADY KIEROWANIA URZĘDEM

• 29
  1. Urzędem kieruje Wójt.
  2. Wójt może powierzyć prowadzenie spraw Gminy w swoim imieniu Zastępcy Wójta lub Sekretarzowi Gminy.
  3. Osoby kierujące poszczególnych referatów wskazane § 10 pkt 1- 4 kierują i zarządzają nimi w sposób zapewniający optymalną realizację zadań referatów, będąc bezpośrednimi przełożonymi podległych pracowników, sprawują nadzór i ponoszą za to odpowiedzialność przed Wójtem.
  4. Pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach pracy ponoszą odpowiedzialność przed Wójtem.

• 30

1. Referaty i samodzielne stanowiska pracy realizują zadania wynikające z przepisów prawa
   i regulaminu w zakresie właściwości rzeczowej.

2. Referaty i samodzielne stanowiska są zobowiązane do współdziałania z pozostałymi komórkami organizacyjnymi Urzędu w szczególności w zakresie wymiany informacji
   i wzajemnych konsultacji.

                                                                         Rozdział 7.

PODZIAŁ ZADAŃ POMIĘDZY REFERATAMI I SAMODZIELNYMI STANOWISKAMI

• 31

Do wspólnych zadań Referatów i samodzielnych stanowisk pracy należy w szczególności:

• realizacja zadań publicznych wynikających z obowiązujących przepisów prawa;
• prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowanie projektów  decyzji  administracyjnych i zaświadczeń;
• wydawanie na mocy indywidualnego pisemnego upoważnienia Wójta decyzji w indywidualnych sprawach i zakresu administracji publicznej;
• współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu Gminy oraz informacji z realizacji budżetu;
• przygotowanie sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji z realizacji zadań;
• sporządzanie obowiązujących sprawozdań;
• przygotowywanie projektów odpowiedzi na zapytania, wnioski i interpelacje radnych;
• wykonywanie zadań wynikających z zasad funkcjonowania kontroli zarządczej;
• prowadzenie, w zakresie indywidualnych pisemnych upoważnień wydanych przez Wójta, kontroli w Urzędzie i gminnych jednostkach organizacyjnych;
• współdziałanie w zakresie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników;
• przechowywanie akt oraz przekazywanie ich do archiwum zakładowego;
• stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt;
• stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu akt;
• przyjmowanie oraz załatwianie skarg i wniosków składanych do organów Gminy, sporządzanie projektów odpowiedzi na materiały prasowe i inne opublikowane wiadomości, terminowe ich załatwianie i bieżące przekazywanie korespondencji stronom i do stanowiska prowadzącego centralny rejestr skarg i wniosków;
• usprawnianie własnej organizacji, metod i form pracy;
• bieżące samokształcenie w zakresie obowiązujących przepisów prawa;
• przygotowywanie materiałów do udostępnienia w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej;
• podejmowanie działań w celu ochrony danych osobowych i informacji niejawnych;
• systematyzowanie, aktualizacja i bieżące przekazywanie do Biuletynu Informacji Publicznej Gminy Dziadowa Kłoda danych stanowiących informację publiczną;
• współdziałanie z właściwym stanowiskiem pracy w zakresie wykonywania zadań obrony cywilnej, obronności i zarządzania kryzysowego;
• wykonywanie zadań w zakresie obronności, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego;
• współpraca i wymiana informacji pomiędzy referatami i stanowiskami pracy w Urzędzie w celu należytej realizacji zadań publicznych.

• 32

Szczegółowe zadania pracowników Urzędu Gminy określone są w zakresach czynności.

Rozdział 8.

ZASADY PODPISYWANIA PISM

• 33

Wójt podpisuje:

• zarządzenia i obwieszczenia;
• pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz;
• pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie zarządu mieniem Gminy;
• umowy i porozumienia;
• decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej, do których wydawania nie upoważnił pracowników Urzędu;
• pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w imieniu Wójta, w tym pisma wyznaczające osoby uprawnione do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników urzędu;
• pisma zawierające oświadczenia woli Urzędu jako pracodawcy;
• pełnomocnictwa do reprezentowania Gminy przed sądami i organami administracji publicznej;
• odpowiedzi na interpelacje, zapytania i wnioski radnych;
• odpowiedzi o sposobie załatwienia skarg i wniosków;
• pisma do przedstawicielstw dyplomatycznych;
• pisma kierowane do organów administracji rządowej i samorządowej oraz posłów, senatorów
  i radnych;
• pisma kierowane do sądów;
• inne pisma jeśli ich podpisywanie Wójt zastrzegł dla siebie.

• 34

1. Zastępca, Sekretarz i Skarbnik podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań i kompetencji, nie zastrzeżone do podpisu Wójta oraz pisma i decyzje administracyjne w sprawach, do załatwiania których zostali upoważnieni przez Wójta.
2. Skarbnik podpisuje ponadto dokumenty w zakresie jego uprawnień wynikających z przepisów szczególnych.
3. Dokumenty dotyczące operacji gospodarczych, finansowych oraz czynności prawnych mających pociągnąć za sobą zobowiązania pieniężne winny uzyskać kontrasygnatę Skarbnika Gminy lub osoby przez niego uprawnionej.
4. Zasady podpisywania dokumentów finansowo – księgowych określa Wójt w instrukcji obiegu dokumentów księgowych.

• 35

Pracownicy Urzędu mogą podpisywać:

• decyzje administracyjne oraz pisma w sprawach, do załatwiania których zostali upoważnieni       przez Wójta,
• Korespondencję bieżącą należącą do zakresu spraw prowadzonych na stanowisku, nie mającą znamion decyzji lub rozstrzygnięć i nie zastrzeżoną do podpisu Wójta.

• 36
  1. Pisma przedkładane do podpisu Wójtowi, Zastępcy Wójta, Sekretarzowi, Skarbnikowi parafuje swoim podpisem pracownik, który je opracował.

2. Parafy umieszcza się na końcu tekstu w lewym dolnym rogu strony na kopii dokumentu pozostającego w aktach sprawy oraz oznacza sformułowaniem „Sporządził: (…)” wskazując przy tym swoje imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe.

Rozdział 9.

ZASADY OPRACOWYWANIA PROJEKTÓW AKTÓW PRAWNYCH WYDAWANYCH PRZEZ ORGANY GMINY

• 37

Projekty aktów prawnych wydawanych przez organy Gminy opracowują pracownicy Urzędu, do których zakresu działania należy przedmiot projektowanych aktów, według podziału kompetencji.

• 38

Redagowanie projektów aktów prawnych powinno odbywać się przy zastosowaniu ogólnie przyjętych zasad techniki prawodawczej oraz czynić zadość wymogom stylu języka i hierarchii przepisów prawnych.

• 39

W przypadku, gdy projektowany akt prawny pociąga za sobą skutki finansowe dla budżetu Gminy, jego treść wymaga opinii Skarbnika.

• 40

W przypadkach przewidzianych prawem projekty aktów prawnych winny być konsultowane
z przedstawicielami związków zawodowych i innych organizacji.

• 41

Projekty aktów prawnych, przygotowane w trybie jak wyżej, winny być skierowane do radcy prawnego celem uzyskania opinii prawnej.

• 42

Projekty wraz z opinią radcy prawnego pracownik Urzędu składa odpowiednio na  stanowisku  pracy  ds. ds. obsługi rady gminy, promocji i współpracy (projekty uchwał  Rady) lub  na  stanowisku  ds. obsługi sekretariatu (projekty zarządzeń Wójta).

Rozdział 10.

ORGANIZACJA PRZYJMOWANIA, ROZPATRYWANIA I ZAŁATWIANIA SKARG I WNIOSKÓW

• 43
  1. Wójt Gminy przyjmuje w sprawach skarg i wniosków w poniedziałki od godz. 140 – 1600.

2. Pracownicy Urzędu Gminy przyjmują skargi i wnioski w dniach i godzinach urzędowania.

• 44

Skargi i wnioski podlegają zarejestrowaniu na stanowisku pracy ds. obsługi sekretariatu
w rejestrze skarg i wniosków.

• 45

Rejestr skarg i wniosków winien zawierać następujące dane:

• liczbę porządkową skargi lub wniosku oraz datę wpływu;
• imię i nazwisko osoby zgłaszającej oraz dokładny adres;
• zwięzły opis treści sprawy;
• oznaczenie stanowiska pracy lub jednostki organizacyjnej, która sprawa została przekazana do załatwienia i datę przekazania;
• wyznaczony termin oraz datę załatwienia;
• datę faktycznego załatwienia;
• sposób załatwienia;

• 46

Pracownik ds. obsługi sekretariatu po zarejestrowaniu skargi lub wniosku przedstawia niezwłocznie skargę lub wniosek Wójtowi Gminy, który winien przekazać sprawę do załatwienia odpowiedniemu pracownikowi Urzędu Gminy.

• 47

Bieżący nadzór nad sposobem i terminowością załatwienia skarg i wniosków sprawuje Sekretarz Gminy.

• 48

Pracownik zobowiązany do załatwienia skargi lub wniosku winien niezwłocznie przystąpić do załatwienia sprawy, przy czym winien mieć na uwadze następujące zasady obowiązujące przy załatwianiu tych spraw:

• skargi i wnioski mogą być wnoszone pisemnie, pocztą elektroniczną a także ustnie do protokołu;
• jeżeli skarga nie dotyczy organu, który ją otrzymał należy niezwłocznie, nie później jednak niż
  w terminie 7 dni od daty wniesienia, przekazać sprawę na piśmie właściwemu organowi zawiadamiając o tym skarżącego;
• jeżeli na podstawie skargi lub wniosku nie można ustalić organu właściwego do załatwienia lub jeżeli sprawa dotyczy organów wymiaru sprawiedliwości należy w terminie 7 dni zwrócić skargę lub wniosek wnoszącemu z odpowiednim wyjaśnieniem;
• skarga lub wniosek nie zawierające nazwiska i adresu podlegają rozpatrzeniu wówczas, gdy uzasadnia to interes społeczny;
• wnoszący skargę lub wniosek może zastrzec nieujawnianie swego nazwiska i adresu
  a zastrzeżenie takie jest dla organu rozpatrującego wiążące;
• w razie zgłoszenia skargi lub wniosku ustnie, pracownik przyjmujący sporządza protokół, który winien być podpisany przez wnoszącego i przyjmującego zgłoszenie;
• przyjmujący skargę lub wniosek zobowiązany jest potwierdzić ich przyjęcie, jeżeli wnoszący tego zażąda;
• wnoszącego skargę lub wniosek można w terminie 7 dni zobowiązać do złożenia wyjaśnienia lub uzupełnienia skargi pod rygorem pozostawienia sprawy bez nadania biegu;
• jeżeli skarga dotyczy sprawy zakończonej wydaniem decyzji ostatecznej w postępowaniu administracyjnym należy przekazać ją w terminie 7 dni organowi właściwemu do wznowienia postępowania, stwierdzenia nieważności decyzji albo do jej uchybienia lub zmiany – zawiadamiając jednocześnie o tym wnoszącego skargę;
• jeżeli skargę wniesiono do organu, którego działalności dotyczy a organ ten nie może załatwić sprawy zgodnie z żądaniem skarżącego, wówczas należy niezwłocznie przekazać skargę organowi wyższego stopnia zawiadamiając o tym wnoszącego skargę.

• 49
  1. Skargi i wnioski załatwia się bez zbędnej zwłoki.
  2. Skargi i wnioski wymagające przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego powinny być załatwiane nie później niż w ciągu miesiąca.
  3. Posłowie, senatorowie i radni, którzy wnieśli skargę we własnym imieniu albo przekazali do załatwienia skargę innej osoby powinni być zawiadomieni o sposobie załatwienia lub o stanie rozpatrzenia skargi najpóźniej w terminie 14 dni.
  4. W razie niezałatwienia skargi lub wniosku w oznaczonych terminach należy zawiadomić o tym stronę podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.

• 50

Pracownik załatwiający skargę lub wniosek po zredagowaniu odpowiedzi przedkłada ją do podpisu Wójtowi Gminy a następnie zwraca wraz z aktami na stanowisko pracy ds. obsługi sekretariatu celem   przekazania odpowiedzi stronie.

• 51

Skargi i wnioski nadesłane lub opublikowane przez prasę, radio i telewizję oraz przekazane przez organizacje społeczne podlegają rozpatrzeniu i załatwieniu w trybie przewidzianym niniejszym regulaminem.

Rozdział 11.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

• 52

Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych określa Instrukcja kancelaryjna dla urzędów gmin.

• 53

Interpretacja postanowień Regulaminu należy do Wójta.

• 54

Zmiany w niniejszym Regulaminie dokonywane są w trybie jego wprowadzenia.